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【海外赴任・引っ越し】渡航準備スタート:まず計画を!時系列で作業がわかるスケジュール表を作ってみる

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記事更新:'19-03-08 記事公開:'18-04-05

海外赴任のために行った準備のアレコレを思い出しながら綴る、【海外赴任前準備】シリーズ。今回は、何よりもまず大事なことについて。

海外赴任が決まったら

海外赴任の内示が出たら、まず始めたいこと。

それは、赴任までのスケジュール表を作るという作業です。

紙やノート、手帳に手書きでも良いですし、ウェブ上でデータで管理するも良し...この辺は、自分の一番得意な方法がベストだと思います。

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頭のなかにある「やることリスト(ToDoリスト)」を、時系列で書き出し、それを目視でわかるような状態にしておくのが良いかと思います。

ココで重要なのが、関わってくる当事者全員のタスクを集合させておくということ。予定を変更した場合も、それを逐一お互いが把握できる状態ですね。 

「いつ」「誰が」「どんな作業/手続きを」「どこで」「いつまでに」完了させておくべきなのか、それを一人一人が共通認識できるようにしておくのが理想的だと思います。必要事項のモレをある程度防ぐことが出来ますし、誤解や思い違い、勘違いも早い段階で発覚しやすいもの。

やはり海外へ拠点を移すというのは特別な事態なので、普段しない勘違いをしてしまうこと、あるんですよね。

お互いの作業を洗い出しておくことで、そういった「うっかり」に気が付きやすいともいえます。 

タスクに溺れる前に、ブレインストーミング

急遽海外赴任が決まった場合は特に、「あれもやらなきゃ、これもやらないと」とプチパニックになりがちですが(私です)、そういう時ほど、一度腰を据えてブレインストーミングしておくと、全体像が見えて落ち着く事ができるかと思われます。深呼吸、深呼吸...

 

「この時期は送別会が集中するから作業は入れない」

連休があるからその前に役所の手続きを」

歯の治療は数回かかるかもしれないからそろそろ行こう」

「晴れているうちにお墓参りしとこっかな」

パスポート、更新時期は大丈夫だっけ」 

などなど、諸々の出来事を書き出してみると、派生して大事な作業を思い出すこともあります。また、同じ方向にある用事をいっぺんに周って済ませたり、無駄足を減らすことにもつながります。 

紙にしろデータにしろ、いったん土俵を作ってしまえば、あとはガシガシ追加したり変更したり。変更履歴がぐしゃぐしゃになっても、全然OK!

見た目にこだわらず、結局はすべきことが分かればいいのだと思います。

グシャグシャに書き込んだ当時のスケジュール表(私は紙派☆)、今でも思い出の宝物です。何度も変わった履歴が、なんだか思い出に深みを与えてさえいるような...。あの時頑張ったなーって、後々見返してみるのも面白いもの( ´∀`)

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引っ越しの段取り、役所関連の手続きも

特に、引っ越しの準備や荷物の搬出、買い出し等は、自分なりの段取り表があると流れが把握しやすく、スムーズに進みます。

 

市・区役所など、公共機関での手続きも結構ありますよね。

・出発の○日前に行う手続き

・手続きに○日間かかるもの

など、出発日から逆算して行う作業もあるので、やはりカレンダーで管理しておきたいものです。

 

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赴任後の大変さは

振り返って考えると、いっちばん大変だったのは海外へ赴任するの準備でした。ですが、もちろん現地に来てからも大変なことはいっぱいあります!

ただ、それは予測できないことであったり、前もって予定の立たないことであったり。

言ってみれば、赴任その場その場で対処するしかない類の大変さ、なんですよね。赴任前の「To Do リストがびっしり埋まる、追われるような大変さ」とは、ちょっと種類が違うような気がしています。

逆にいえば、赴任前準備を無事に終えてしまえば、あとは流れ次第で対応すればいい(するしかない💦)...ということになるのかな。

 

これも、個人個人で感じ方は違うと思いますので、私の場合は、ということで☆

海外赴任が決まったら、まずスケジュール表を作って段取りを可視化すると、流れがスムーズです、というお話でした。当たり前のことを落ちついて着々とこなす、これに尽きます☺︎

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